Как отправить большой файл через Битрикс24, если он не помещается в почтовое вложение. Загрузка на Диск, внешняя ссылка и удобная отправка клиенту.
Отправка больших файлов по электронной почте остается обычной рабочей задачей. Менеджеру нужно передать клиенту презентацию, маркетологу – видеоролик или набор фотографий, проектной команде – архив с результатами работ. Проблема возникает, когда размер документа превышает допустимый размер почтового вложения или файлов настолько много, что прикреплять их по одному неудобно.
Приложение «Почта + Диск (удобная совместная работа)» для Битрикс24 предлагает другой сценарий. Вместо попытки прикрепить большой файл непосредственно к письму сотрудник загружает его на Диск Битрикс24, получает внешнюю ссылку и отправляет клиенту эту ссылку обычным письмом.
Почему большие файлы неудобно отправлять обычным вложением
В Почте Битрикс24 максимальный размер одного вложения составляет 14,3 МБ. Для обычных документов этого часто достаточно, но презентации, большие PDF-файлы, фотографии, видео и архивы легко превышают этот объем.
Даже если каждый отдельный документ помещается во вложение, может возникнуть другая проблема – нужно передать сразу целый комплект. Например, договор, презентацию, техническое задание, фотографии и архив дополнительных материалов. В таком случае удобнее собрать документы в одном месте и дать получателю один адрес для доступа ко всему комплекту.
Как помогает Диск Битрикс24
Файлы можно разместить на Диске Битрикс24, создать для папки публичную ссылку и отправить ее человеку, который даже не является пользователем вашего портала. Ограничение почтового вложения в таком сценарии уже не определяет размер передаваемых материалов – в письмо вставляется только ссылка.
Без дополнительного инструмента сотруднику приходится самостоятельно открыть Диск, найти нужное хранилище, создать папку, загрузить документы, включить публичный доступ, скопировать адрес и затем вернуться в Почту.
Как упростить отправку большого файла
Приложение собирает основные действия в один последовательный процесс. Пользователь выбирает или перетаскивает файлы, указывает доступный Диск, создает новую папку либо выбирает существующую и запускает загрузку. После завершения операции приложение формирует внешнюю ссылку на папку.
Ссылку можно скопировать и сразу перейти в стандартную Почту Битрикс24. Там остается создать письмо, добавить необходимый текст и вставить полученный адрес.
Практический пример
Предположим, менеджеру нужно отправить заказчику презентацию размером 22 МБ и архив с материалами размером 60 МБ. Вместо двух отдельных способов передачи он загружает оба файла в одну папку на Диске.
Клиент получает одно письмо с одной ссылкой. Если позже потребуется добавить дополнительный документ, сотрудник может снова выбрать эту существующую папку и загрузить в нее новые материалы.
Что происходит с доступом к файлам
Создается штатная внешняя ссылка Битрикс24 на папку Диска. Приложение не создает собственное файловое хранилище и не заменяет механизмы доступа Битрикс24.
Если материалы больше не должны быть доступны извне, сотрудник может перейти в стандартный Диск и отключить публичный доступ. При этом сама папка и находящиеся в ней документы не удаляются.
Для каких файлов подходит такой способ
Сценарий удобен для презентаций, PDF-документов, архивов, фотографий, видеоматериалов, договоров, макетов и комплектов проектной документации. Особенно полезен он сотрудникам, которые регулярно передают клиентам несколько связанных между собой файлов.
Таким образом, «Почта + Диск (удобная совместная работа)» не пытается увеличить лимит почтового вложения Битрикс24, а предлагает более удобный способ работы с большими файлами: загрузить материалы на Диск, получить одну внешнюю ссылку и отправить ее получателю по электронной почте.
