Умный экспорт компаний и контактов
Настраиваемая выгрузка связанных карточек в Excel и CSV
Умный экспорт компаний и контактов помогает получить из CRM Bitrix24 единую, удобную для работы таблицу: компании вместе с привязанными контактами или контакты вместе с привязанными компаниями. Это закрывает типовую задачу, которую штатный экспорт CRM решает не полностью: связи между двумя сущностями не теряются и не требуют ручного склеивания двух файлов в Excel.
Для чего использовать
Как формируется таблица
Сначала выбирается основная сущность: компании и связанные контакты либо контакты и связанные компании. Затем пользователь отмечает нужные поля обеих сущностей — штатные и пользовательские. В заголовках видно, к чему относится каждая колонка: например, «Компания: Название» и «Контакт: Телефон».
По умолчанию каждая связь выводится отдельной строкой. Если у компании три контакта, в файле будет три строки с повторяющимися данными компании и разными данными контактов. Это самый надёжный режим для фильтрации, сводных таблиц и последующей обработки в Excel. Для компактного отчёта можно выбрать режим «Одна строка, значения в ячейках»: значения нескольких связанных карточек будут перечислены внутри одной ячейки с переносами строк.
Если контакт связан с несколькими компаниями, действует то же правило: отдельная строка на связь либо объединение значений в ячейках. Можно оставить в выгрузке записи без связей и, при необходимости, ограничиться только основной связью CRM.
Настройка экспорта — по шагам
Права и безопасность
CRM-данные выгружаются с правами того сотрудника, который запускает экспорт: приложение не расширяет его доступ к карточкам и полям. Администратор портала всегда может работать с экспортом и на вкладке «Права доступа» может разрешить его всем сотрудникам, отдельным сотрудникам или целым отделам. Сотрудники и отделы выбираются в собственных окнах выбора, без ручного ввода ID.
Администратор также видит кнопку «Обновить поля CRM». Она заново запрашивает актуальный список полей компаний и контактов после добавления или переименования полей в CRM, не меняя данные CRM, права доступа и сохранённые шаблоны. Результат обновления показывается рядом с кнопкой.
На что обратить внимание
Если что-то не получается
Итог: приложение превращает разрозненные выгрузки компаний и контактов в одну настраиваемую таблицу, сохраняет все связи и позволяет сразу использовать результат в Excel, CSV, отчётах и рабочих процессах отдела продаж.
Для чего использовать
- собрать клиентскую базу для аудита, сегментации и подготовки отчётов;
- проверить заполненность карточек компаний и контактов, телефонов, e-mail и пользовательских полей;
- подготовить базу для рассылок, обзвона или передачи в смежную систему;
- выгрузить данные для руководителя, аналитика или отдела продаж без ручной сверки связей;
- быстро открыть исходную CRM-карточку из готовой таблицы по ссылке в строке.
Как формируется таблица
Сначала выбирается основная сущность: компании и связанные контакты либо контакты и связанные компании. Затем пользователь отмечает нужные поля обеих сущностей — штатные и пользовательские. В заголовках видно, к чему относится каждая колонка: например, «Компания: Название» и «Контакт: Телефон».
По умолчанию каждая связь выводится отдельной строкой. Если у компании три контакта, в файле будет три строки с повторяющимися данными компании и разными данными контактов. Это самый надёжный режим для фильтрации, сводных таблиц и последующей обработки в Excel. Для компактного отчёта можно выбрать режим «Одна строка, значения в ячейках»: значения нескольких связанных карточек будут перечислены внутри одной ячейки с переносами строк.
Если контакт связан с несколькими компаниями, действует то же правило: отдельная строка на связь либо объединение значений в ячейках. Можно оставить в выгрузке записи без связей и, при необходимости, ограничиться только основной связью CRM.
Настройка экспорта — по шагам
- Выберите направление. Укажите, что будет основной сущностью: компании или контакты.
- Настройте состав строк. Выберите отдельные строки для связей или одну строку с объединёнными значениями. При необходимости включите записи без связей и отметьте «Только основная связь».
- Отметьте поля. В блоках «Поля контактов» и «Поля компаний» по умолчанию выбраны доступные поля. Используйте «Выбрать всё», «Снять всё» и поиск, чтобы быстро оставить только нужное. Служебные поля связей не предлагаются: связи приложение получает отдельным CRM-механизмом, поэтому они не засоряют файл и фильтры.
- Добавьте фильтры. Фильтры применяются к основной сущности. Для каждого условия выберите поле, операцию («равно», «не равно», «содержит», «больше или равно», «меньше или равно») и значение. Рядом сразу показывается, сколько компаний или контактов найдено с учётом условий.
- Выберите формат. Для CSV задайте разделитель: точку или точку с запятой. Для Excel используйте кнопку экспорта XLSX.
- Сохраните повторяемую настройку. Набор направления, полей, фильтров и режима можно сохранить как шаблон и использовать снова.
- Проверьте результат. Кнопка «Предпросмотр» формирует только первые 10 строк — это быстрый способ проверить колонки, связи и фильтры перед полной выгрузкой. Операцию можно остановить кнопкой «Остановить».
- Скачайте файл. Нажмите «Экспортировать CSV» или «Экспортировать Excel». В файл добавляются ссылки на исходные карточки основной и связанной сущностей.
Права и безопасность
CRM-данные выгружаются с правами того сотрудника, который запускает экспорт: приложение не расширяет его доступ к карточкам и полям. Администратор портала всегда может работать с экспортом и на вкладке «Права доступа» может разрешить его всем сотрудникам, отдельным сотрудникам или целым отделам. Сотрудники и отделы выбираются в собственных окнах выбора, без ручного ввода ID.
Администратор также видит кнопку «Обновить поля CRM». Она заново запрашивает актуальный список полей компаний и контактов после добавления или переименования полей в CRM, не меняя данные CRM, права доступа и сохранённые шаблоны. Результат обновления показывается рядом с кнопкой.
На что обратить внимание
- При большом объёме CRM полная выгрузка может занимать заметное время: приложение постранично получает записи и связи. Сначала используйте предпросмотр и фильтры.
- Поиск по полям фильтрует только список полей на экране и не запускает загрузку данных CRM на каждую введённую букву.
- Множественные значения CRM, например несколько телефонов или e-mail, выводятся внутри ячейки с переносами строк и с типом значения, если он есть.
- Сохранённые ранее шаблоны автоматически очищаются от недоступных и служебных полей; это защищает от некорректных запросов после изменения структуры CRM.
- Журнал выгрузок хранит только служебные метаданные — дату, формат, основную сущность и число строк; значения CRM, телефоны, e-mail и OAuth-токены в журнал не записываются.
Если что-то не получается
- «У вас нет права на экспорт». Администратору нужно открыть вкладку «Права доступа» и разрешить экспорт сотруднику, его отделу или всем сотрудникам.
- Не видно нового поля. Нажмите «Обновить поля CRM»; если поле недоступно самому сотруднику по правам CRM, приложение его не добавит в его выгрузку.
- Нужно изменить состав строк. Переключите режим строк до запуска экспорта: отдельные строки удобнее для анализа, объединённые ячейки — для компактного списка.
- Нужны отделы в настройке доступа. Для выбора отделов требуется разрешение Bitrix24 humanresources; если оно добавлялось в уже установленное приложение, потребуется его переустановка, чтобы портал выдал новый scope.
Итог: приложение превращает разрозненные выгрузки компаний и контактов в одну настраиваемую таблицу, сохраняет все связи и позволяет сразу использовать результат в Excel, CSV, отчётах и рабочих процессах отдела продаж.
Инструкция по установке
Установите приложение из Маркета.
После установки откройте его настройки из списка компаний или контактов.
Выберите основную сущность, поля компаний и контактов, а также формат строк.
При необходимости добавьте фильтры, сохраните шаблон и настройте права доступа для сотрудников или отделов.
Проверьте первые 10 строк в предпросмотре и запустите экспорт в Excel или CSV.
После добавления новых полей CRM администратор может обновить их список в настройках приложения.
После установки откройте его настройки из списка компаний или контактов.
Выберите основную сущность, поля компаний и контактов, а также формат строк.
При необходимости добавьте фильтры, сохраните шаблон и настройте права доступа для сотрудников или отделов.
Проверьте первые 10 строк в предпросмотре и запустите экспорт в Excel или CSV.
После добавления новых полей CRM администратор может обновить их список в настройках приложения.
Вопросы и ответы
Можно ли выгрузить компании вместе со всеми связанными контактами?
Да. Приложение позволяет получить единую таблицу, в которой компании выгружаются вместе со связанными контактами. Аналогично можно выгрузить контакты вместе с привязанными компаниями.
Какие форматы экспорта поддерживаются?
Доступен экспорт в Excel (XLSX) и CSV. Для CSV можно выбрать подходящий разделитель.
Можно ли выбрать только нужные поля для выгрузки?
Да. Вы можете отметить любые стандартные и пользовательские поля компаний и контактов, а также быстро найти их через поиск или выбрать все поля одним нажатием.
Поддерживаются ли пользовательские поля CRM?
Да. Приложение работает как со стандартными, так и с пользовательскими полями CRM.
Можно ли сохранить настройки экспорта?
Да. Любую комбинацию полей, фильтров, режима строк и направления экспорта можно сохранить как шаблон и использовать повторно.
Можно ли отфильтровать данные перед экспортом?
Да. Фильтры применяются к основной сущности. Можно использовать различные условия сравнения и сразу увидеть количество найденных записей.
Как отображаются несколько связанных контактов или компаний?
По умолчанию каждая связь выводится отдельной строкой. При необходимости можно включить режим, при котором все связанные записи объединяются в одной ячейке.
Будут ли в файле ссылки на карточки CRM?
Да. В выгрузку автоматически добавляются ссылки на карточки основной и связанной сущностей, чтобы при необходимости быстро открыть запись в CRM.
Кто может пользоваться приложением?
Экспорт доступен сотрудникам, которым администратор предоставил соответствующие права. Приложение не расширяет права доступа к данным CRM.
Подходит ли приложение для больших клиентских баз?
Да. Приложение рассчитано на работу с большими объемами данных. Перед полной выгрузкой можно воспользоваться предпросмотром и фильтрами, чтобы проверить результат и сократить время формирования файла.
Можно ли выгрузить компании вместе со всеми связанными контактами?
Да. Приложение позволяет получить единую таблицу, в которой компании выгружаются вместе со связанными контактами. Аналогично можно выгрузить контакты вместе с привязанными компаниями.
Какие форматы экспорта поддерживаются?
Доступен экспорт в Excel (XLSX) и CSV. Для CSV можно выбрать подходящий разделитель.
Можно ли выбрать только нужные поля для выгрузки?
Да. Вы можете отметить любые стандартные и пользовательские поля компаний и контактов, а также быстро найти их через поиск или выбрать все поля одним нажатием.
Поддерживаются ли пользовательские поля CRM?
Да. Приложение работает как со стандартными, так и с пользовательскими полями CRM.
Можно ли сохранить настройки экспорта?
Да. Любую комбинацию полей, фильтров, режима строк и направления экспорта можно сохранить как шаблон и использовать повторно.
Можно ли отфильтровать данные перед экспортом?
Да. Фильтры применяются к основной сущности. Можно использовать различные условия сравнения и сразу увидеть количество найденных записей.
Как отображаются несколько связанных контактов или компаний?
По умолчанию каждая связь выводится отдельной строкой. При необходимости можно включить режим, при котором все связанные записи объединяются в одной ячейке.
Будут ли в файле ссылки на карточки CRM?
Да. В выгрузку автоматически добавляются ссылки на карточки основной и связанной сущностей, чтобы при необходимости быстро открыть запись в CRM.
Кто может пользоваться приложением?
Экспорт доступен сотрудникам, которым администратор предоставил соответствующие права. Приложение не расширяет права доступа к данным CRM.
Подходит ли приложение для больших клиентских баз?
Да. Приложение рассчитано на работу с большими объемами данных. Перед полной выгрузкой можно воспользоваться предпросмотром и фильтрами, чтобы проверить результат и сократить время формирования файла.
Приложение находят по запросам:
умный экспорт компаний и контактов, экспорт компаний и контактов, экспорт CRM в Excel, экспорт CRM в CSV, выгрузка компаний и контактов, компании и контакты в одной таблице, единая выгрузка CRM, экспорт связанных данных CRM, экспорт клиентской базы, выгрузка клиентской базы, экспорт базы клиентов, выгрузка контактов в Excel, выгрузка компаний в Excel, экспорт контактов в CSV, экспорт компаний в CSV, связи компаний и контактов, связанные компании и контакты, экспорт связанных контактов, экспорт связанных компаний, шаблоны экспорта CRM, гибкий экспорт CRM, настраиваемый экспорт CRM, фильтрация при экспорте CRM, пользовательские поля CRM экспорт, аудит клиентской базы, проверка заполненности CRM, экспорт для рассылок, экспорт для аналитики, экспорт данных CRM, CRM экспорт Excel XLSX
