Шаблоны карточек согласования (платежи, договора, служебки)
Быстрое создание и заполнение повторных смарт-процессов
Во многих компаниях сотрудники регулярно создают в смарт-процессах похожие карточки: заявки на оплату, договоры, закупки, служебные записки, заявки на расходы, юридические запросы, кадровые и внутренние согласования.
Большая часть полей в таких карточках повторяется. Сотруднику приходится снова выбирать подразделение, тип заявки, юридическое лицо, ответственных, согласующих, категорию и другие значения. Это занимает время и повышает риск ошибки.
Приложение для Битрикс24 «Шаблоны карточек согласования» позволяет один раз подготовить типовую карточку, а затем использовать ее как основу для новых заявок.
Сотрудник выбирает подходящий шаблон, меняет только переменные данные, проверяет будущую карточку и отдельно подтверждает ее создание.
Главное преимущество – шаблон не создает карточку автоматически. Сначала пользователь получает безопасный черновик без записи в CRM, может проверить и изменить значения и только после этого создать новую карточку смарт-процесса.
Основной функционал
Приложение позволяет создавать и использовать шаблоны карточек смарт-процессов Битрикс24 для любых повторяемых процессов.
В вашем распоряжении:
– создание шаблона из уже заполненной карточки
– создание шаблона вручную
– выбор нужных полей и значений
– привязка шаблона к смарт-процессу и категории
– личные и общие шаблоны
– настройка доступа для сотрудников и отделов
– папки и теги для организации каталога
– персональное избранное
– поиск нужного шаблона
– черновик будущей карточки перед созданием
– редактирование значений непосредственно в черновике
– серверная проверка полей и обязательных значений
– переменные для дат и даты-времени
– история версий шаблонов
– защита от случайного перезаписывания изменений
– журнал созданных по шаблонам карточек
Приложение помогает превратить повторяющееся заполнение карточек в простой сценарий: выбрать шаблон → изменить переменные значения → проверить → подтвердить создание.
Почему приложение востребовано?
Смарт-процессы часто используются для процессов, в которых форма остается практически одинаковой, а меняется только часть информации.
Например, при создании новой заявки на оплату сотрудник может каждый раз заново указывать тип платежа, подразделение, статью расходов, валюту, ответственных и другие параметры. При работе с договорами повторяются вид договора, юридическое лицо, подразделение, стандартные признаки и настройки согласования.
Чем больше полей и чем чаще сотрудники создают такие карточки, тем больше времени уходит на однотипную работу.
Шаблоны карточек согласования позволяют сохранить готовую основу процесса и не заполнять повторяющиеся данные вручную.
При этом приложение не превращает шаблон в неконтролируемое автоматическое копирование. Перед записью в CRM сотрудник видит будущую карточку, меняет нужные значения и проходит предварительную проверку.
Частые сценарии использования
Приложение особенно удобно для повторяемых процессов:
– Платежи и расходы – тип платежа, подразделение, статья расходов, валюта, ответственные и другие стандартные параметры
– Договоры – вид договора, юридическое лицо, ответственные, подразделение и параметры согласования
– Служебные записки – тип обращения, инициатор, согласующие, подразделение, приоритет
– Закупки – категория закупки, ответственные, внутренние реквизиты, связанная компания или контакт
– Кадровые и административные заявки – тип заявки, подразделение, сотрудники и обязательные поля
– Юридические и внутренние запросы – повторяющиеся формы с заранее известным набором параметров
– Другие смарт-процессы Битрикс24, в которых регулярно создаются похожие карточки
Шаблон можно подготовить для любого доступного смарт-процесса, если необходимые поля поддерживаются и доступны для записи через API Битрикс24.
Работа прямо из карточки смарт-процесса
После настройки приложение добавляет в карточки доступных смарт-процессов специальное поле «Шаблоны карточек согласования» с двумя действиями:
– «Сохранить как шаблон» – создать новый шаблон на основе уже заполненной и сохраненной карточки
– «Создать по шаблону» – открыть каталог шаблонов и создать новую карточку
Обе команды открываются в системном слайдере Битрикс24, без перехода на постороннюю вкладку браузера.
Это особенно удобно в повседневной работе. Например, сотрудник оформил типовую заявку на оплату и понимает, что такие заявки будут повторяться. Достаточно сохранить карточку как шаблон, убрать из него разовые значения и предоставить доступ нужным сотрудникам.
В следующий раз коллега сможет открыть этот шаблон, поменять сумму, контрагента, дату и другие переменные данные, проверить результат и создать новую заявку.
Безопасный черновик перед созданием
Одна из ключевых возможностей приложения – предварительный просмотр карточки без записи в CRM.
После выбора шаблона сотрудник получает отдельный черновик будущей карточки. В нем можно просмотреть поля и изменить значения, которые должны отличаться в новой заявке.
До окончательного подтверждения новая карточка не создается.
При проверке приложение сверяет:
– обязательность полей
– доступность полей для записи
– соответствие значений актуальным типам полей
– категорию смарт-процесса
– актуальную структуру процесса
Если после создания шаблона администратор изменил поле, его тип или категорию, приложение не создаст карточку вслепую, а покажет, что необходимо исправить.
После успешной проверки пользователь отдельно подтверждает создание.
Важно: предварительная проверка не создает карточку и не запускает роботов или бизнес-процессы. После окончательного подтверждения создается обычная карточка смарт-процесса, поэтому настроенная автоматизация Битрикс24, роботы и бизнес-процессы могут запуститься по стандартным правилам портала.
Личные и общие шаблоны
Для каждого шаблона можно определить, кто сможет им пользоваться:
– «Только я» – шаблон доступен только автору
– «Выбранные сотрудники и отделы» – доступ получают указанные сотрудники и участники выбранных подразделений
– «Все пользователи» – шаблон доступен всем пользователям портала
Это позволяет создать как персональные заготовки, так и единые корпоративные шаблоны карточек для отдела или всей компании.
Общий шаблон могут использовать сотрудники, которым предоставлен доступ. Изменять его могут автор и подтвержденный администратор портала.
Удобный каталог шаблонов
Когда шаблонов становится много, приложение помогает поддерживать порядок.
Для организации каталога предусмотрены:
– папки для крупных направлений
– теги для дополнительных признаков
– поиск по шаблонам
– фильтрация по папкам
– персональное избранное
Например, шаблоны можно разделить по направлениям «Платежи», «Договоры», «Закупки», «HR», а тегами отметить конкретное юридическое лицо, подразделение или тип процесса.
Избранное работает персонально: сотрудник может отметить часто используемые шаблоны, не меняя каталог для остальных пользователей.
Версии шаблонов и защита изменений
При редактировании шаблона приложение сохраняет предыдущую версию. При необходимости можно открыть историю и восстановить нужную редакцию.
Предусмотрена и защита от одновременного редактирования. Если два пользователя начали изменять одну версию шаблона, приложение не позволит второму редактору незаметно перезаписать уже сохраненные изменения.
Это особенно важно для общих корпоративных шаблонов, которыми одновременно пользуются несколько сотрудников или подразделений.
Ключевые преимущества
– Быстрое создание повторяющихся карточек смарт-процессов
– Шаблон из уже заполненной карточки или создание вручную
– Перенос только выбранных полей
– Редактирование данных перед созданием
– Предварительная проверка без записи в CRM
– Личные, командные и общие шаблоны
– Права доступа для сотрудников и отделов
– Папки, теги, поиск и избранное
– История версий и восстановление предыдущей редакции
– Защита от конфликтов при одновременном редактировании
– Журнал созданных карточек
– Работа непосредственно из карточки смарт-процесса
– Защита от повторного создания карточки при повторном клике или запросе
Бизнес-кейс
Предположим, компания использует смарт-процесс для согласования платежей.
Большинство заявок имеют одинаковую структуру: тип платежа, подразделение, валюта, статья расходов, ответственные и другие параметры обычно повторяются. Меняются поставщик, сумма, назначение платежа, дата и отдельные детали.
Без шаблона сотрудник каждый раз заново заполняет всю карточку.
С приложением можно создать шаблон «Оплата поставщику – стандартное согласование», сохранить в нем постоянные значения и открыть его нужным сотрудникам.
При создании очередной заявки сотрудник выбирает этот шаблон, получает заполненный черновик, меняет только поставщика, сумму, дату и назначение платежа, проверяет данные и подтверждает создание.
В результате меньше ручного заполнения, меньше риска пропустить важное поле и единообразнее карточки одного процесса.
На что обратить внимание при настройке шаблонов
В шаблон лучше включать именно те значения, которые действительно должны повторяться.
Не переносите разовые данные. Суммы, комментарии, контрагенты и многие даты обычно должны меняться в каждой новой карточке.
Необязательные поля даты и даты-времени специально не выбираются автоматически. Если дата должна рассчитываться при каждом создании, можно добавить поле вручную и использовать текущую дату, текущий момент или смещение относительно текущей даты.
Проверяйте категорию. В разных категориях одного смарт-процесса могут использоваться разные стадии и обязательные поля.
Файлы не копируются. Вложения необходимо добавлять в новую карточку отдельно. Это защищает от случайного переноса старых документов.
Системные идентификаторы, служебные даты, внутренние XML-идентификаторы и другие технические поля также не переносятся как обычные значения.
Важные условия и ограничения
Приложение предназначено для смарт-процессов Битрикс24. Лиды, сделки, контакты и компании могут использоваться как значения связанных полей, но шаблоны непосредственно для этих CRM-сущностей не создаются.
Шаблон переносит только выбранные, поддерживаемые и доступные для записи поля.
Если поле после создания шаблона стало недоступным, изменило тип или сохраненное значение больше ему не соответствует, приложение покажет проблему во время проверки и не позволит подтвердить некорректную карточку.
Пустые необязательные связи пропускаются. Обязательные поля и связи должны быть заполнены.
После добавления нового смарт-процесса администратору необходимо снова выполнить «Проверить и обновить поля». Переустанавливать приложение не требуется.
Возможность записать конкретное значение также зависит от прав пользователя и настроек соответствующего смарт-процесса.
Что в итоге получает пользователь?
Вы получаете систему шаблонов для карточек смарт-процессов Битрикс24, которая помогает ускорить повторяемые процессы, но сохраняет контроль пользователя над каждой новой карточкой.
Сотруднику не нужно каждый раз начинать заполнение с нуля. Он получает готовую основу, меняет только переменные данные, проверяет результат и отдельно подтверждает создание.
Если вам нужны шаблоны карточек смарт-процессов, быстрое создание повторяющихся заявок, шаблоны для платежей, договоров, закупок и согласований, общие шаблоны для сотрудников и отделов или предварительная проверка карточки перед записью в CRM, приложение «Шаблоны карточек согласования» объединяет эти возможности в одном рабочем инструменте внутри Битрикс24.
Большая часть полей в таких карточках повторяется. Сотруднику приходится снова выбирать подразделение, тип заявки, юридическое лицо, ответственных, согласующих, категорию и другие значения. Это занимает время и повышает риск ошибки.
Приложение для Битрикс24 «Шаблоны карточек согласования» позволяет один раз подготовить типовую карточку, а затем использовать ее как основу для новых заявок.
Сотрудник выбирает подходящий шаблон, меняет только переменные данные, проверяет будущую карточку и отдельно подтверждает ее создание.
Главное преимущество – шаблон не создает карточку автоматически. Сначала пользователь получает безопасный черновик без записи в CRM, может проверить и изменить значения и только после этого создать новую карточку смарт-процесса.
Основной функционал
Приложение позволяет создавать и использовать шаблоны карточек смарт-процессов Битрикс24 для любых повторяемых процессов.
В вашем распоряжении:
– создание шаблона из уже заполненной карточки
– создание шаблона вручную
– выбор нужных полей и значений
– привязка шаблона к смарт-процессу и категории
– личные и общие шаблоны
– настройка доступа для сотрудников и отделов
– папки и теги для организации каталога
– персональное избранное
– поиск нужного шаблона
– черновик будущей карточки перед созданием
– редактирование значений непосредственно в черновике
– серверная проверка полей и обязательных значений
– переменные для дат и даты-времени
– история версий шаблонов
– защита от случайного перезаписывания изменений
– журнал созданных по шаблонам карточек
Приложение помогает превратить повторяющееся заполнение карточек в простой сценарий: выбрать шаблон → изменить переменные значения → проверить → подтвердить создание.
Почему приложение востребовано?
Смарт-процессы часто используются для процессов, в которых форма остается практически одинаковой, а меняется только часть информации.
Например, при создании новой заявки на оплату сотрудник может каждый раз заново указывать тип платежа, подразделение, статью расходов, валюту, ответственных и другие параметры. При работе с договорами повторяются вид договора, юридическое лицо, подразделение, стандартные признаки и настройки согласования.
Чем больше полей и чем чаще сотрудники создают такие карточки, тем больше времени уходит на однотипную работу.
Шаблоны карточек согласования позволяют сохранить готовую основу процесса и не заполнять повторяющиеся данные вручную.
При этом приложение не превращает шаблон в неконтролируемое автоматическое копирование. Перед записью в CRM сотрудник видит будущую карточку, меняет нужные значения и проходит предварительную проверку.
Частые сценарии использования
Приложение особенно удобно для повторяемых процессов:
– Платежи и расходы – тип платежа, подразделение, статья расходов, валюта, ответственные и другие стандартные параметры
– Договоры – вид договора, юридическое лицо, ответственные, подразделение и параметры согласования
– Служебные записки – тип обращения, инициатор, согласующие, подразделение, приоритет
– Закупки – категория закупки, ответственные, внутренние реквизиты, связанная компания или контакт
– Кадровые и административные заявки – тип заявки, подразделение, сотрудники и обязательные поля
– Юридические и внутренние запросы – повторяющиеся формы с заранее известным набором параметров
– Другие смарт-процессы Битрикс24, в которых регулярно создаются похожие карточки
Шаблон можно подготовить для любого доступного смарт-процесса, если необходимые поля поддерживаются и доступны для записи через API Битрикс24.
Работа прямо из карточки смарт-процесса
После настройки приложение добавляет в карточки доступных смарт-процессов специальное поле «Шаблоны карточек согласования» с двумя действиями:
– «Сохранить как шаблон» – создать новый шаблон на основе уже заполненной и сохраненной карточки
– «Создать по шаблону» – открыть каталог шаблонов и создать новую карточку
Обе команды открываются в системном слайдере Битрикс24, без перехода на постороннюю вкладку браузера.
Это особенно удобно в повседневной работе. Например, сотрудник оформил типовую заявку на оплату и понимает, что такие заявки будут повторяться. Достаточно сохранить карточку как шаблон, убрать из него разовые значения и предоставить доступ нужным сотрудникам.
В следующий раз коллега сможет открыть этот шаблон, поменять сумму, контрагента, дату и другие переменные данные, проверить результат и создать новую заявку.
Безопасный черновик перед созданием
Одна из ключевых возможностей приложения – предварительный просмотр карточки без записи в CRM.
После выбора шаблона сотрудник получает отдельный черновик будущей карточки. В нем можно просмотреть поля и изменить значения, которые должны отличаться в новой заявке.
До окончательного подтверждения новая карточка не создается.
При проверке приложение сверяет:
– обязательность полей
– доступность полей для записи
– соответствие значений актуальным типам полей
– категорию смарт-процесса
– актуальную структуру процесса
Если после создания шаблона администратор изменил поле, его тип или категорию, приложение не создаст карточку вслепую, а покажет, что необходимо исправить.
После успешной проверки пользователь отдельно подтверждает создание.
Важно: предварительная проверка не создает карточку и не запускает роботов или бизнес-процессы. После окончательного подтверждения создается обычная карточка смарт-процесса, поэтому настроенная автоматизация Битрикс24, роботы и бизнес-процессы могут запуститься по стандартным правилам портала.
Личные и общие шаблоны
Для каждого шаблона можно определить, кто сможет им пользоваться:
– «Только я» – шаблон доступен только автору
– «Выбранные сотрудники и отделы» – доступ получают указанные сотрудники и участники выбранных подразделений
– «Все пользователи» – шаблон доступен всем пользователям портала
Это позволяет создать как персональные заготовки, так и единые корпоративные шаблоны карточек для отдела или всей компании.
Общий шаблон могут использовать сотрудники, которым предоставлен доступ. Изменять его могут автор и подтвержденный администратор портала.
Удобный каталог шаблонов
Когда шаблонов становится много, приложение помогает поддерживать порядок.
Для организации каталога предусмотрены:
– папки для крупных направлений
– теги для дополнительных признаков
– поиск по шаблонам
– фильтрация по папкам
– персональное избранное
Например, шаблоны можно разделить по направлениям «Платежи», «Договоры», «Закупки», «HR», а тегами отметить конкретное юридическое лицо, подразделение или тип процесса.
Избранное работает персонально: сотрудник может отметить часто используемые шаблоны, не меняя каталог для остальных пользователей.
Версии шаблонов и защита изменений
При редактировании шаблона приложение сохраняет предыдущую версию. При необходимости можно открыть историю и восстановить нужную редакцию.
Предусмотрена и защита от одновременного редактирования. Если два пользователя начали изменять одну версию шаблона, приложение не позволит второму редактору незаметно перезаписать уже сохраненные изменения.
Это особенно важно для общих корпоративных шаблонов, которыми одновременно пользуются несколько сотрудников или подразделений.
Ключевые преимущества
– Быстрое создание повторяющихся карточек смарт-процессов
– Шаблон из уже заполненной карточки или создание вручную
– Перенос только выбранных полей
– Редактирование данных перед созданием
– Предварительная проверка без записи в CRM
– Личные, командные и общие шаблоны
– Права доступа для сотрудников и отделов
– Папки, теги, поиск и избранное
– История версий и восстановление предыдущей редакции
– Защита от конфликтов при одновременном редактировании
– Журнал созданных карточек
– Работа непосредственно из карточки смарт-процесса
– Защита от повторного создания карточки при повторном клике или запросе
Бизнес-кейс
Предположим, компания использует смарт-процесс для согласования платежей.
Большинство заявок имеют одинаковую структуру: тип платежа, подразделение, валюта, статья расходов, ответственные и другие параметры обычно повторяются. Меняются поставщик, сумма, назначение платежа, дата и отдельные детали.
Без шаблона сотрудник каждый раз заново заполняет всю карточку.
С приложением можно создать шаблон «Оплата поставщику – стандартное согласование», сохранить в нем постоянные значения и открыть его нужным сотрудникам.
При создании очередной заявки сотрудник выбирает этот шаблон, получает заполненный черновик, меняет только поставщика, сумму, дату и назначение платежа, проверяет данные и подтверждает создание.
В результате меньше ручного заполнения, меньше риска пропустить важное поле и единообразнее карточки одного процесса.
На что обратить внимание при настройке шаблонов
В шаблон лучше включать именно те значения, которые действительно должны повторяться.
Не переносите разовые данные. Суммы, комментарии, контрагенты и многие даты обычно должны меняться в каждой новой карточке.
Необязательные поля даты и даты-времени специально не выбираются автоматически. Если дата должна рассчитываться при каждом создании, можно добавить поле вручную и использовать текущую дату, текущий момент или смещение относительно текущей даты.
Проверяйте категорию. В разных категориях одного смарт-процесса могут использоваться разные стадии и обязательные поля.
Файлы не копируются. Вложения необходимо добавлять в новую карточку отдельно. Это защищает от случайного переноса старых документов.
Системные идентификаторы, служебные даты, внутренние XML-идентификаторы и другие технические поля также не переносятся как обычные значения.
Важные условия и ограничения
Приложение предназначено для смарт-процессов Битрикс24. Лиды, сделки, контакты и компании могут использоваться как значения связанных полей, но шаблоны непосредственно для этих CRM-сущностей не создаются.
Шаблон переносит только выбранные, поддерживаемые и доступные для записи поля.
Если поле после создания шаблона стало недоступным, изменило тип или сохраненное значение больше ему не соответствует, приложение покажет проблему во время проверки и не позволит подтвердить некорректную карточку.
Пустые необязательные связи пропускаются. Обязательные поля и связи должны быть заполнены.
После добавления нового смарт-процесса администратору необходимо снова выполнить «Проверить и обновить поля». Переустанавливать приложение не требуется.
Возможность записать конкретное значение также зависит от прав пользователя и настроек соответствующего смарт-процесса.
Что в итоге получает пользователь?
Вы получаете систему шаблонов для карточек смарт-процессов Битрикс24, которая помогает ускорить повторяемые процессы, но сохраняет контроль пользователя над каждой новой карточкой.
Сотруднику не нужно каждый раз начинать заполнение с нуля. Он получает готовую основу, меняет только переменные данные, проверяет результат и отдельно подтверждает создание.
Если вам нужны шаблоны карточек смарт-процессов, быстрое создание повторяющихся заявок, шаблоны для платежей, договоров, закупок и согласований, общие шаблоны для сотрудников и отделов или предварительная проверка карточки перед записью в CRM, приложение «Шаблоны карточек согласования» объединяет эти возможности в одном рабочем инструменте внутри Битрикс24.
Инструкция по установке
Установите приложение от имени администратора (устанавливается автоматически).
Откройте приложение.
Нажмите «Проверить и обновить поля».
Откройте карточку нужного смарт-процесса и убедитесь, что появилось поле «Шаблоны карточек согласования».
При необходимости добавьте или переместите поле в видимую часть карточки штатными средствами Битрикс24.
Создайте первый шаблон вручную либо нажмите «Сохранить как шаблон» в уже заполненной карточке.
Настройте поля, категорию, папку, теги и права доступа.
Сохраните шаблон и проведите контрольное создание карточки через черновик.
После добавления новых смарт-процессов повторно нажмите «Проверить и обновить поля» – переустановка приложения не требуется.
Откройте приложение.
Нажмите «Проверить и обновить поля».
Откройте карточку нужного смарт-процесса и убедитесь, что появилось поле «Шаблоны карточек согласования».
При необходимости добавьте или переместите поле в видимую часть карточки штатными средствами Битрикс24.
Создайте первый шаблон вручную либо нажмите «Сохранить как шаблон» в уже заполненной карточке.
Настройте поля, категорию, папку, теги и права доступа.
Сохраните шаблон и проведите контрольное создание карточки через черновик.
После добавления новых смарт-процессов повторно нажмите «Проверить и обновить поля» – переустановка приложения не требуется.
Вопросы и ответы
Для чего нужно приложение «Шаблоны карточек согласования»?
Приложение помогает быстро создавать однотипные карточки смарт-процессов на основе заранее подготовленных шаблонов. Сотрудник получает готовую основу, меняет только нужные данные, проверяет результат и подтверждает создание новой карточки.
Для каких процессов можно использовать шаблоны?
Для любых повторяемых процессов на базе смарт-процессов: заявок на оплату и расходы, договоров, закупок, служебных записок, кадровых и административных заявок, юридических запросов и других внутренних согласований.
Можно ли создать шаблон из уже заполненной карточки?
Да. Откройте сохраненную карточку смарт-процесса и нажмите «Сохранить как шаблон». Приложение подготовит новый шаблон на основе данных этой карточки, после чего вы сможете выбрать, какие поля действительно должны повторяться.
Можно ли изменить данные перед созданием новой карточки?
Да. Сначала приложение создает безопасный черновик будущей карточки. В нем можно изменить сумму, контрагента, ответственного, дату, описание и другие переменные значения. Только после проверки и отдельного подтверждения карточка будет создана.
Создается ли карточка при предварительной проверке черновика?
Нет. Проверка черновика ничего не записывает в CRM и не запускает автоматизацию. Новая карточка появляется только после успешной проверки и отдельного подтверждения пользователя.
Можно ли сделать общий шаблон для отдела или всей компании?
Да. Шаблон может быть доступен только автору, выбранным сотрудникам и отделам либо всем пользователям портала. Это позволяет создавать как личные заготовки, так и единые корпоративные шаблоны.
Как найти нужный шаблон, если их много?
В приложении предусмотрены поиск, папки, теги и персональное избранное. Например, шаблоны можно разделить на «Платежи», «Договоры», «Закупки» и «HR», а самые востребованные добавить в избранное.
Что произойдет, если после создания шаблона изменятся поля смарт-процесса?
Перед созданием карточки приложение проверяет актуальные метаданные смарт-процесса. Если поле стало недоступным, изменило тип или сохраненное значение больше ему не соответствует, приложение покажет проблему и предложит исправить данные.
Копируются ли в новую карточку файлы, системные поля и старые даты?
Файлы и технические системные поля не копируются. Необязательные даты также по умолчанию не включаются в шаблон, поскольку для новой заявки они обычно должны быть другими. При необходимости дату можно добавить вручную, в том числе используя переменные даты.
Запустятся ли роботы и бизнес-процессы после создания карточки по шаблону?
Да, если соответствующая автоматизация настроена в смарт-процессе. После окончательного подтверждения приложение создает обычную карточку, поэтому роботы и бизнес-процессы запускаются по стандартным правилам, установленным на портале.
Для чего нужно приложение «Шаблоны карточек согласования»?
Приложение помогает быстро создавать однотипные карточки смарт-процессов на основе заранее подготовленных шаблонов. Сотрудник получает готовую основу, меняет только нужные данные, проверяет результат и подтверждает создание новой карточки.
Для каких процессов можно использовать шаблоны?
Для любых повторяемых процессов на базе смарт-процессов: заявок на оплату и расходы, договоров, закупок, служебных записок, кадровых и административных заявок, юридических запросов и других внутренних согласований.
Можно ли создать шаблон из уже заполненной карточки?
Да. Откройте сохраненную карточку смарт-процесса и нажмите «Сохранить как шаблон». Приложение подготовит новый шаблон на основе данных этой карточки, после чего вы сможете выбрать, какие поля действительно должны повторяться.
Можно ли изменить данные перед созданием новой карточки?
Да. Сначала приложение создает безопасный черновик будущей карточки. В нем можно изменить сумму, контрагента, ответственного, дату, описание и другие переменные значения. Только после проверки и отдельного подтверждения карточка будет создана.
Создается ли карточка при предварительной проверке черновика?
Нет. Проверка черновика ничего не записывает в CRM и не запускает автоматизацию. Новая карточка появляется только после успешной проверки и отдельного подтверждения пользователя.
Можно ли сделать общий шаблон для отдела или всей компании?
Да. Шаблон может быть доступен только автору, выбранным сотрудникам и отделам либо всем пользователям портала. Это позволяет создавать как личные заготовки, так и единые корпоративные шаблоны.
Как найти нужный шаблон, если их много?
В приложении предусмотрены поиск, папки, теги и персональное избранное. Например, шаблоны можно разделить на «Платежи», «Договоры», «Закупки» и «HR», а самые востребованные добавить в избранное.
Что произойдет, если после создания шаблона изменятся поля смарт-процесса?
Перед созданием карточки приложение проверяет актуальные метаданные смарт-процесса. Если поле стало недоступным, изменило тип или сохраненное значение больше ему не соответствует, приложение покажет проблему и предложит исправить данные.
Копируются ли в новую карточку файлы, системные поля и старые даты?
Файлы и технические системные поля не копируются. Необязательные даты также по умолчанию не включаются в шаблон, поскольку для новой заявки они обычно должны быть другими. При необходимости дату можно добавить вручную, в том числе используя переменные даты.
Запустятся ли роботы и бизнес-процессы после создания карточки по шаблону?
Да, если соответствующая автоматизация настроена в смарт-процессе. После окончательного подтверждения приложение создает обычную карточку, поэтому роботы и бизнес-процессы запускаются по стандартным правилам, установленным на портале.
Приложение находят по запросам:
шаблоны карточек согласования, шаблоны карточек, шаблоны смарт-процессов, шаблоны заявок, создание карточек по шаблону, создание заявок по шаблону, типовые карточки, типовые заявки, повторяющиеся заявки, быстрое создание заявок, быстрое создание карточек, автоматическое заполнение карточек, заполнение карточек по шаблону, готовые шаблоны заявок, шаблоны согласований, шаблоны для согласования, шаблоны платежей, шаблоны договоров, шаблоны закупок, шаблоны служебных записок, шаблоны заявок на оплату, шаблоны заявок на расходы, шаблоны внутренних процессов, автоматизация согласований, автоматизация заявок, автоматизация смарт-процессов, черновик карточки, копирование карточек, повторное создание карточек, стандартизация заявок
